Dans le cadre de son activité, une entreprise peut être amenée à refacturer certains frais ou à engager des débours pour le compte de ses clients. Ces deux notions, bien que proches, répondent à des règles distinctes. Voyons ensemble comment les différencier et les traiter.
Les frais refacturés : de quoi parle t-on ?
Les frais refacturés correspondent à des dépenses engagées par une entreprise pour réaliser une prestation au profit de son client. Ces frais sont initialement payés par l’entreprise, qui les inclut ensuite dans sa facture à son client.
Exemples de frais refacturés :
- Frais de déplacement (billets de train, carburant…)
- Coûts d’hébergement lors d’une mission
- Achat de matériaux ou fournitures spécifiques nécessaires à une prestation
Les frais refacturés : traitement comptable et fiscal
Les frais refacturés doivent être enregistrés en comptabilité comme des charges dans un premier temps, puis comme des produits lors de leur refacturation.
Du point de vue fiscal, ces frais sont inclus dans la base imposable de la TVA. Autrement dit, l’entreprise doit appliquer la TVA sur le montant refacturé à son client, au même taux que celui applicable à la prestation principale. En pratique vous allez donc appliquer un taux de TVA de 20% sur les frais suivants :
- Frais de restauration sur la base du montant HT (même si vous avez bénéficié d’un taux réduit)
- Billets SNCF (même s’il n’y a pas de TVA initialement)
- Indemnités kilométriques (même s’il n’y a pas de TVA initialement)
- Location de véhicule (sur la base du montant TTC en cas de véhicule de tourisme car la TVA n’est pas déductible)
Les frais refacturés : points de vigilance
- Clarté des contrats : prévoyez une clause stipulant la refacturation des frais
- Justificatifs : conservez les preuves des dépenses pour éviter tout litige avec votre client
Les débours : de quoi parle t-on ?
Il Un débours est une dépense effectuée par une entreprise pour le compte de son client. Contrairement aux frais refacturés, l’entreprise agit ici comme un simple intermédiaire ou mandataire : elle avance les fonds mais n’est pas destinataire final de la prestation ou du bien.
Exemples de débours :
- Règlement d’un fournisseur au nom du client => l’agence de communication qui gère la commande des cartes de visites et qui facture le tout au client final
- Paiement de taxes ou droits pour le compte du client
Les débours : traitement comptable et fiscal
Les débours ne sont pas considérés comme des charges ou des produits pour l’entreprise. Ils sont simplement enregistrés dans un compte de tiers en attente de remboursement par le client.
Fiscalement, les débours ne sont pas soumis à la TVA. L’entreprise doit toutefois pouvoir prouver qu’il s’agit bien d’un débours et non d’un frais refacturé.
Les débours : points de vigilance
- Mandat clair : assurez-vous que le client vous a explicitement mandaté pour effectuer la dépense
- Justificatifs à transmettre : remettez les preuves de la dépense au client lors de la demande de remboursement
- La facture à destination du client final doit distinctement afficher le montant qui correspond à la prestation de services et le montant qui correspond aux débours
Frais VS débours : comment les distinguer ?
| Critères | Frais refacturés | Débours |
| Rôle de l’entreprise | Prestation pour le compte du client | Intermédiaire financier |
| Base imposable à la TVA | Oui | Non |
| Traitement comptable | Charge puis produit | Compte de tiers |
| Justificatifs | Conservés par l’entreprise | Transmis au client |
Les conséquences de l’application d’un régime ou de l’autre sont :
- l’assujettissement ou non à la TVA ce qui impacte les professionnels sous le régime de la franchise en base ou les particuliers
- le chiffre d’affaires, qui sera plus élevé en cas de refacturation de frais, ce qui peut impacter les seuils fiscaux (franchise de TVA, seuil de la micro)
Pour éviter toute confusion, il est essentiel de bien préparer vos contrats et de conserver des justificatifs précis.
Si vous avez d’autres questions ou si vous souhaitez être accompagné dans vos démarches, contactez-nous ! hello@magma-ec.fr